E-Rechnung lesen, ohne zu raten: XRechnung und ZUGFeRD direkt aus der Struktur
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht ist damit erledigt, die eigentliche Frage beginnt aber erst danach: Wird die strukturierte Rechnung wirklich gelesen, oder wird sie am Ende doch wie ein Scan behandelt?
Der Umweg, den viele Werkzeuge gehen
Eine E-Rechnung ist nicht einfach ein PDF. Sie bringt jede Angabe in einer festen Struktur mit, exakt und maschinenlesbar: Netto, Steuer, Brutto, Fälligkeit, IBAN, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und jede einzelne Position. Trotzdem schicken viele Systeme die sichtbare Seite erst durch die Texterkennung und lassen anschließend ein Sprachmodell schätzen, welche der vielen Zahlen der Rechnungsbetrag ist. Das geht meistens gut. Bei Geldbeträgen ist meistens zu wenig.
Direkt aus der Struktur, ohne OCR und ohne Sprachmodell
V.L.E.X.A Inbound erkennt XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X und liest sie direkt aus, auch wenn die Struktur im PDF versteckt ist. Ohne Texterkennung, ohne Sprachmodell. Die Werte kommen aus den Feldern, in die der Absender sie geschrieben hat, und nicht aus einer Wahrscheinlichkeit. Was exakt vorliegt, wird exakt übernommen, alles andere wäre eine mutwillig eingebaute Fehlerquelle.
Auch die Positionen, nicht nur die Summe
Übernommen wird nicht nur der Rechnungskopf, sondern jede Rechnungsposition mit Artikelnummer, Menge und Einzelpreis. Genau das braucht, wer eine Rechnung sachlich prüfen und nicht nur zahlen will: Die Frage ist selten, ob die Summe stimmt, sondern ob die dritte Position überhaupt bestellt war.
Was das im Alltag bedeutet
- Beträge, Fälligkeit, IBAN und Steuernummern sind exakt, nicht geschätzt
- Keine Nacharbeit an falsch erkannten Ziffern, weil nichts erkannt werden muss
- Positionen stehen einzeln zur Verfügung, nicht nur als Endsumme
- Kein Sprachmodell im Spiel heißt auch: an dieser Stelle kann nichts halluziniert werden
Und der Rest der Post?
Alles, was unstrukturiert hereinkommt, der eingescannte Brief, das abfotografierte Formular, die handschriftliche Notiz, läuft weiter über Texterkennung und KI-Analyse. Beide Wege enden im selben Posteingang, mit derselben Zuordnung zum Vorgang und demselben Protokoll. Der strukturierte Weg ist nur der genauere, und wo er offensteht, nehmen wir ihn.