V.L.E.X.A Inbound

Das Problem

Derselbe Vorgang erreicht Sie über fünf Wege: E-Mail, Anruf, Scan, PDF und Brief. Jeder sieht anders aus, jeder landet auf demselben Schreibtisch, und dort beginnt jedes Mal dieselbe Handarbeit: lesen, einordnen, die richtigen Daten heraussuchen, abtippen, weiterleiten. Das kostet Zeit, ist fehleranfällig, und wird nicht weniger, wenn mehr Post kommt. Fristen geraten aus dem Blick, und niemand sieht auf einen Blick, was noch offen ist.

Die manuelle Prüfung und Einordnung von Post- und Mailgängen kostet Mitarbeiter wertvolle Arbeitszeit, die für wichtigere Kernaufgaben fehlt. Zudem sorgt die ständige Suche nach bestimmten Belegen oder darin verborgenen Informationen im Arbeitsalltag für Frustration und Verzögerungen.

V.L.E.X.A Inbound löst dieses Problem, indem es Dokumente unterschiedlichster Formate, wie PDF, Word, Excel, XML, E-Mails oder gescannte Bilder, vollautomatisch per KI erfasst und relevante Daten präzise ausliest. Die Software erstellt direkt Folgeschritte mit Fälligkeitsterminen und ermöglicht eine strukturierte Team-Verwaltung durch die gezielte Zuweisung von Aufgaben und Benutzerrollen. Über zahlreiche Schnittstellen oder via Komplett-Export (CSV/JSON/ZIP) lassen sich die verarbeiteten Daten nahtlos an Folgeprozesse übergeben. Die Bereitstellung erfolgt flexibel als kompakter Mini-PC im eigenen Büro oder in der privaten Cloud, wodurch die volle Kontrolle über die Daten stets gewahrt bleibt.

Sehen, wie es läuft

Ein Bildschirmmitschnitt an Mustervorgängen: eine Frage an den Chatbot, die Quellen unter der Antwort, ein Dokument im Durchlauf und ein Anruf, der am selben Vorgang landet. Am Ende bestätigt ein Mensch, was die KI vorschlägt.

Ohne Ton, alles Wichtige steht als Text im Bild. Der Durchlauf läuft ungeschnitten in Echtzeit, nicht im Zeitraffer.

Alles läuft über Inbound

Egal woher ein Vorgang kommt, Inbound nimmt ihn entgegen, versteht ihn und übergibt ihn an Ihre Systeme. Jeder Schritt lückenlos protokolliert.

Eingang Dokumente · E-Mail · Scan · Anrufe (Voice Intake) · Alt- und Fremdsysteme (z. B. V.L.E.X.A 400)

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versteht · ordnet zu · protokolliert (BEI)

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Ausgang Ihre Fachsysteme (z. B. ClaimWing)

So spielt alles zusammen

Dieselbe Kundin, zwei Kanäle, ein Vorgang. So sieht der Weg durch Inbound in der Praxis aus.

Ohne Inbound wären das zwei getrennte Eingänge auf zwei Stapeln, und die Eskalation hätte niemand bemerkt.

• Dokumentenverarbeitung PDF, Word, Excel, E-Mail, XML und Bilder per OCR. Direkt einscannen, per IMAP automatisch abholen oder hochladen.
• Voice Intake Anrufe und Sprachnachrichten werden transkribiert und automatisch zum strukturierten Vorgang, mit Anliegen, Rückrufnummer und Dringlichkeit. Unsicheres geht nie automatisch durch, sondern in die Prüfung. Daten in Deutschland.
• Aufgaben & Fristen Pro Dokument werden Folgeschritte erstellt, zuweisbar an Mitarbeiter und Teams, mit Status und Fälligkeitsterminen.
• KI-Chatbot „Welche Rechnungen sind offen?“, durchsucht alle Dokumente und Aufgaben. Dateien direkt im Chat anhängbar.
• Wissensbasis Unternehmensregeln hinterlegen. Die KI berücksichtigt sie automatisch.
• Teamverwaltung Benutzer, Teams, Rollen. Aufgaben einzeln oder pro Dokument zuweisen.
• API & Export 40 Schnittstellen plus Komplett-Export CSV/JSON/ZIP. Jeder Vorgang trägt Ihre eigene Nummer, Änderungen laufen in beide Richtungen, Folgeprozesse stoßen Sie direkt aus Inbound an.
• Sicherheit Ob als Mini-PC vor Ort oder in Ihrer eigenen Cloud-Umgebung, Ihre Dokumente bleiben unter Ihrer Kontrolle. Keine Weitergabe an Dritte, keine Nutzung zum KI-Training. Kompatibel mit Berufsgeheimnis und DSGVO.

Ist das nicht einfach ein Scan-Tool?

Drei naheliegende Vergleiche, und warum Inbound anders arbeitet.

• Ist das nicht einfach OCR? OCR liest Zeichen. Inbound versteht den Vorgang: es erkennt, worum es geht, erstellt Aufgaben mit Fristen und übergibt die Daten strukturiert an Ihre Systeme. Und jeder Schritt bleibt protokolliert.
• Ist das nicht einfach ein weiteres Dokumentenarchiv? Ein Archiv legt ab. Inbound handelt: es ordnet zu, weist Aufgaben zu und stößt Folgeprozesse an, statt nur zu speichern. Die spätere Suche entfällt, weil das Anliegen schon erfasst ist.
• Landen unsere Dokumente nicht in irgendeiner Anbieter-Cloud? Nein. Inbound läuft als Mini-PC bei Ihnen oder in Ihrer eigenen Cloud. Ihre Dokumente verlassen Ihr Haus nicht, keine Nutzung zum KI-Training, und per Komplett-Export nehmen Sie alles jederzeit wieder mit.

Transparente Preise

Keine versteckten Kosten und kein „Preis auf Anfrage“: Das kostet V.L.E.X.A Inbound.

• Einstieg 1.290 € 890 € / Monat Pilotpreis, erste 6 Monate bis 1.000 Dokumente pro Monat
• Professional 2.690 € 1.890 € / Monat Pilotpreis, erste 6 Monate bis 5.000 Dokumente pro Monat
• Enterprise & On-Premise ab 6.500 € ab 4.550 € / Monat Pilotpreis, erste 6 Monate Volumen individuell, Betrieb bei Ihnen im Haus oder in Ihrer Cloud

Alle Preise zzgl. USt., Mindestlaufzeit 12 Monate. Einmalige Einrichtung: 4.900 € (Einstieg), 7.900 € (Professional), Enterprise individuell. Mehrvolumen wird zum Paketpreis des gebuchten Tarifs nachverrechnet: 1,30 € pro Dokument im Einstieg, 0,55 € im Professional. Bei dauerhaftem Mehrvolumen empfehlen wir den passenden Tarif, eine automatische Hochstufung gibt es nicht. Pilotpartner starten sechs Monate zum reduzierten Preis und ohne Einrichtungsgebühr, danach gilt der Regelpreis.

Rechnet sich das?

Ein Rechenbeispiel mit 800 Dokumenten im Monat, vorsichtig gerechnet mit 15 € manueller Bearbeitung pro Dokument (öffnen, prüfen, erfassen, weiterleiten, ablegen). Branchenanalysen nennen 15 bis 30 €.

• Heute, von Hand 12.000 € / Monat 800 Dokumente × 15 € Bearbeitung
• Mit Inbound 1.290 € / Monat Einstieg-Tarif (bis 1.000 Dokumente), fester Preis
• Ihre Ersparnis ≈ 10.700 € / Monat rund 128.000 € im Jahr

Schon ab rund 86 automatisierten Dokumenten im Monat ist der Tarif bezahlt, alles darüber ist Ersparnis.