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Die meiste Software für den Posteingang kennt genau einen Kanal: E-Mail. Sobald aber ein Kunde anruft, ein Brief kommt oder jemand ein PDF schickt, reißt die Kette. Der Vorgang wird von Hand übertragen, und genau dort passieren Fehler und gehen Fristen verloren.

Ein Vorgang, fünf Wege

Derselbe Fall erreicht Sie über fünf Wege: E-Mail, Anruf, Scan, PDF und Brief. Für Ihre Kundin ist das ein Anliegen, für Ihr Team sind es fünf verschiedene Eingänge, die alle auf demselben Schreibtisch landen. V.L.E.X.A Inbound führt diese Wege wieder zusammen: Jeder Kanal läuft durch denselben Posteingang und wird gleich behandelt.

Auch das Telefon wird zum Vorgang

Der jüngste Kanal, der dazugekommen ist, ist die Stimme. Mit Voice Intake nimmt Inbound Anrufe und Sprachnachrichten entgegen, transkribiert sie und macht daraus automatisch einen strukturierten Vorgang, mit Anliegen, Rückrufnummer und Dringlichkeit. Ein Anruf ist damit nicht mehr eine Notiz auf einem Zettel, sondern eine Aufgabe mit Frist, genau wie eine E-Mail. Was die KI nicht sicher versteht, geht nie automatisch durch, sondern in die Prüfung. Ein Mensch entscheidet, die Daten bleiben in Deutschland.

Ein gemeinsamer Vorgang ist mehr als ein gemeinsamer Ordner

Unter der Haube sorgt unsere Engine BEI (Business Event Intelligence) dafür, dass drei Nachrichten über drei Kanäle als ein Vorgang erkannt werden und nicht als drei getrennte Fälle. Meldet sich dieselbe Kundin erst per E-Mail und drei Tage später per Anruf, landet der Anruf am selben Vorgang, die Priorität steigt, und der Fall wird eskaliert, statt ein zweites Mal von vorn zu beginnen. Genau dieses doppelte Anlegen war vorher die häufigste Fehlerquelle von Hand.

Was das im Alltag bedeutet

• Kein Kanal fällt mehr hinten runter, auch der Anruf nicht
• Ein Fall bleibt ein Fall, egal über wie viele Wege er hereinkommt
• Jeder Vorgang hat von Anfang an eine Aufgabe und eine Frist
• Bei Unsicherheit entscheidet ein Mensch, nicht die Maschine

Wie das im Detail aussieht, sehen Sie hier →

Über V.L.E.X.A Inbound lässt sich viel schreiben. Ein Bildschirmmitschnitt sagt mehr. Das Video oben zeigt das Produkt an Mustervorgängen eines Maklerbüros, ohne Schnitt an den entscheidenden Stellen und ohne nachgestellte Oberfläche.

Was Sie sehen

• Eine Frage im Chat: „Welche Fristen laufen diese Woche ab?“ Die Antwort nennt die Vorgänge und die Zuständigen.
• Unter jeder Antwort die Quelle, also das Dokument, aus dem die Aussage stammt. Genau das unterscheidet Inbound von einem allgemeinen KI-Chat.
• Ein neues Dokument im Durchlauf, von der Datei zum Vorgang mit Anliegen, Frist und Zuständigem.
• Ein Anruf derselben Kundin, der nicht als zweiter Fall anfängt, sondern am offenen Vorgang landet und die Priorität hebt.
• Eine Zuweisung an einen Kollegen: Die KI schlägt vor, ein Mensch bestätigt, jeder Schritt wird protokolliert.

Warum ohne Ton

Die Aufnahme hat keine Tonspur. Alles Wichtige steht als Text im Bild. Das ist Absicht: Videos laufen in der Praxis meistens stumm, und eine Tonspur, die niemand hört, ersetzt kein Argument.

Warum ungeschnitten

Der Abschnitt mit der Dokumentenverarbeitung läuft in Echtzeit, ohne Zeitraffer und ohne Schnitt. Die tatsächliche Dauer ist Teil der Aussage: Aus einem eingegangenen Dokument wird in rund 30 Sekunden ein Vorgang mit Aufgabe und Frist.

Was das Video nicht ist

Es sind Mustervorgänge, keine echten Kundendaten. Für eine Demo mit Ihren eigenen Dokumenttypen brauchen wir ebenfalls keine echten Unterlagen, Beispiele genügen. Auf Wunsch zeigen wir das Ganze bei Ihnen im Haus, auf unserer Hardware.

Das Video und alle Details zum Produkt →

V.L.E.X.A Inbound hat in den letzten Monaten einige neue Funktionen bekommen, von der Anrufannahme per Voice Intake bis zum KI-Chatbot, der Ihre gesamte Ablage durchsucht. Hier beantworten wir die Fragen, die uns dazu am häufigsten gestellt werden.

Was ist Voice Intake und wie funktioniert es?

Voice Intake nimmt Anrufe und Sprachnachrichten entgegen, transkribiert sie und macht daraus automatisch einen strukturierten Vorgang, mit Anliegen, Rückrufnummer und Dringlichkeit. So wird das Telefon Teil desselben Posteingangs wie E-Mail, PDF oder Brief. Unsicheres geht nie automatisch durch, sondern landet in der Prüfung, damit ein Mensch entscheidet. Die Daten bleiben in Deutschland.

Kann ich Inbound Fragen zu meinen Dokumenten stellen?

Ja, über den KI-Chatbot. Sie fragen zum Beispiel: Welche Rechnungen sind noch offen? Der Chatbot durchsucht alle Dokumente und Aufgaben und antwortet in einfacher Sprache. Dateien lassen sich direkt im Chat anhängen.

Woher weiß die KI, wie mein Unternehmen arbeitet?

Über die Wissensbasis. Dort hinterlegen Sie Ihre eigenen Regeln, zum Beispiel welche Frist für welchen Vorgang gilt oder wer für welches Thema zuständig ist. Die KI berücksichtigt diese Regeln bei jeder Verarbeitung, ohne dass Sie sie jedes Mal neu erklären müssen.

Was passiert nach dem Einlesen mit einem Dokument?

Pro Dokument entstehen automatisch Folgeschritte, also konkrete Aufgaben mit Status und Fälligkeitstermin. Diese lassen sich einzelnen Mitarbeitern oder ganzen Teams zuweisen. Fristen geraten so nicht mehr aus dem Blick.

Welche Dateiformate versteht Inbound?

PDF, Word, Excel, E-Mail, XML und Bilder per OCR. Dokumente lassen sich direkt einscannen, per IMAP automatisch abholen oder von Hand hochladen. Jedes Dokument ist in rund 30 Sekunden erfasst, eingeordnet und mit Folgeschritten versehen.

Lässt sich Inbound an unsere bestehenden Systeme anschließen?

Ja. Über 40 Schnittstellen gibt Inbound Daten an Drittsysteme weiter und stößt Folgeprozesse an. Dazu kommt ein Komplett-Export als CSV, JSON oder ZIP. Inbound ersetzt Ihre Systeme nicht, sondern dockt an das an, was schon da ist.

Bleiben unsere Dokumente wirklich bei uns?

Ja. Inbound läuft als Mini-PC bei Ihnen vor Ort oder in Ihrer eigenen Cloud. Es gibt keine Weitergabe an Dritte und keine Nutzung Ihrer Daten zum KI-Training. Das ist mit Berufsgeheimnis und DSGVO vereinbar.

Was, wenn wir Inbound später wieder verlassen wollen?

Dann nehmen Sie über den Komplett-Export alle Dokumente und Daten vollständig mit, als CSV, JSON oder ZIP. Ein Lock-in gibt es nicht, denn Ihre Daten lagen ohnehin nie woanders als bei Ihnen.

Wie steigen wir am besten ein?

Am einfachsten als Pilotpartner. Sie starten sechs Monate zu reduzierten Pilot-Konditionen und ohne Einrichtungsgebühr, danach gilt der Regelpreis, und Sie haben einen direkten Draht zum Gründerteam. Das Erstgespräch ist kostenfrei und unverbindlich, am besten mit Ihren eigenen Dokumenten.

V.L.E.X.A Inbound im Detail ansehen →

200 Stunden im Jahr, das ist mehr als ein ganzer Arbeitsmonat. So viel Zeit ist bei uns jedes Jahr in einer einzigen, unsichtbaren Aufgabe versickert: eingehende Vorgänge von Hand lesen, sortieren, abtippen und an die richtige Stelle weiterleiten. In diesem Beitrag zeigen wir, wie wir diese Zeit zurückgewonnen haben, und warum dahinter kein Zaubertrick steckt.

Das Problem: fünf Kanäle, ein Engpass

Vorgänge erreichen uns nicht über einen Weg, sondern über fünf: E-Mail, Anrufbeantworter, Scan, PDF und Brief. Jeder Kanal sieht anders aus, und jeder landete am Ende auf demselben Schreibtisch. Dort begann immer die gleiche Handarbeit: lesen, einordnen, die relevanten Daten heraussuchen, abtippen, weiterleiten. Das kostet Zeit, ist fehleranfällig und wird nicht weniger, wenn mehr Post kommt.

Die Idee: nicht das Dokument zählt, sondern was passiert ist

Aus dem Wunsch, das zu ändern, ist unser BEI (Business Event Intelligence) entstanden. Der entscheidende Gedanke dahinter ist einfach: Für ein Unternehmen ist nicht das Blatt Papier wichtig, sondern das Ereignis, das dahintersteckt. Ein und derselbe Schadenfall kann als Brief ankommen, später als E-Mail nachgereicht und zwischendurch am Telefon ergänzt werden. Für BEI sind das nicht drei Dokumente, sondern drei Nachrichten zu einem einzigen Vorgang. Genau so denkt auch ein Mensch, der den Fall bearbeitet, und genau das war für Maschinen bisher das Schwierige.

So wird aus Post ein Vorgang, Schritt für Schritt

Damit das verlässlich klappt, durchläuft jede eingehende Nachricht dieselben vier Schritte, automatisch und in Sekunden:

1. Lesen und Verstehen. BEI liest die Nachricht, egal aus welchem Kanal, und holt die wesentlichen Angaben heraus, zum Beispiel um welche Art von Vorgang es geht, welche Vertrags- oder Kundennummer genannt wird und welche Beträge oder Fristen darin stehen. Aus Fließtext wird so eine saubere Liste von Eckdaten.

2. Den Beteiligten erkennen. Anschließend prüft BEI, wer oder was hier gemeint ist, anhand eindeutiger Merkmale wie einer Vertragsnummer. So weiß das System, dass "Kunde Müller, Police 4711" aus dem Brief und derselbe Müller aus der späteren Mail dieselbe Person sind, und legt ihn nicht zweimal an.

3. Dem richtigen Vorgang zuordnen. Jetzt entscheidet BEI: Gehört diese Nachricht zu einem laufenden Vorgang oder beginnt sie einen neuen? Findet sich ein klarer Treffer, wird angehängt; gibt es keinen, entsteht ein neuer Vorgang. Wichtig dabei: Trifft dieselbe Nachricht versehentlich zweimal ein, erkennt BEI das und legt keinen doppelten Vorgang an. Genau dieses doppelte und fehlerhafte Zuordnen war vorher die häufigste Fehlerquelle von Hand.

4. Den Stand fortschreiben. Jeder Vorgang hat einen Status, etwa "neu", "in Prüfung" oder "in Regulierung". Kommt eine neue Nachricht dazu, rückt der Vorgang nur in einen Status, der an dieser Stelle erlaubt ist. So kann nichts Unsinniges passieren, etwa dass ein Fall geschlossen wird, der nie geprüft wurde.

Wichtig: BEI ist bewusst keine Black Box, die alles auf einmal verspricht. Für jeden Kanal bauen wir einen eigenen Anschluss (Connector), einmal und passgenau. Diese Feinarbeit machen wir absichtlich selbst, denn genau sie macht das Ergebnis verlässlich. Ist ein Anschluss einmal gebaut, steht er allen Nutzern zur Verfügung, und die Verarbeitung dieses Kanals läuft ab dann automatisch.

Nachvollziehbar von Anfang an

Bei Automatisierung ist die wichtigste Frage nicht "Geht es schnell?", sondern "Kann ich nachvollziehen, was passiert ist?". Deshalb hält BEI jeden einzelnen Schritt fest: Welche Nachricht kam herein, wie wurde sie verstanden, an welchen Vorgang wurde sie gehängt, wer hat später etwas geändert. Diese Spur ist lückenlos und lässt sich nachträglich nicht unbemerkt verändern. Man kann jederzeit zurückverfolgen, wie ein Vorgang zu seinem heutigen Stand gekommen ist, und einen Schritt bei Bedarf auch wieder zurücknehmen.

Und der Mensch verschwindet nicht aus dem Prozess. Im Gegenteil: Ist sich BEI unsicher, entscheidet eine Person, nicht die Maschine. Das schafft Vertrauen genau dort, wo Automatisierung sonst riskant wird.

BEI lernt aus jeder Korrektur, aber erst nach Freigabe

Korrigiert ein Sachbearbeiter einmal einen Wert, etwa weil BEI den falschen Betrag aus einem ungewöhnlich formatierten Schreiben gezogen hat, geht diese Korrektur nicht verloren. BEI leitet daraus einen Verbesserungsvorschlag ab, in einfacher Sprache, zum Beispiel: "Nimm den Betrag, der direkt vor der Währungsangabe steht." Dieser Vorschlag wirkt aber erst, wenn ein Mensch ihn freigibt. So wird BEI mit der Zeit besser, ohne dass jemals unkontrolliert etwas "dazugelernt" wird, das niemand geprüft hat.

Was das im Alltag bringt

• Vorgänge werden schneller bearbeitet, weil das manuelle Sortieren und Abtippen entfällt
• Weniger Übertragungsfehler, weil Daten direkt strukturiert übernommen werden
• Jeder Schritt bleibt nachvollziehbar
• Bei Unsicherheit entscheidet ein Mensch, nicht die Maschine

BEI ersetzt nichts, es dockt an

BEI ist kein neues System, das alte ablöst, sondern eine Schicht, die an Bestehendes andockt. Sobald ein Vorgang weiterläuft, gibt BEI die fertig aufbereiteten Daten automatisch an die nachgelagerten Systeme weiter. Bei uns ist es nahtlos in ClaimWing, V.L.E.X.A 400 und V.L.E.X.A Inbound integriert und beschleunigt, was schon da ist, ohne selbst zum Datensilo zu werden. Der Betrieb läuft in einem Container und damit wahlweise im eigenen Haus oder in der Cloud, jederzeit DSGVO-konform.

Wohin die Reise geht

Als nächstes wollen wir unsere Software Factory an BEI andocken. Die Idee: Kunden erstellen anhand ihrer eigenen Geschäftsdaten ein Konzept für passgenaue Software. Der IT-Verantwortliche prüft dieses Konzept, nimmt nur noch kleinere Anpassungen vor, testet, und gibt die fertige App für seine Anwender frei.

Mitmachen

Wir rollen BEI gerade schrittweise aus und suchen noch Pilotkunden. Wenn Sie sehen wollen, wie das im Alltag aussieht, und Teil der Entwicklung werden möchten, melden Sie sich gerne für eine unverbindliche Demo.

Mehr über BEI erfahren →

Software begegnet uns heute überall, doch was im Hintergrund passiert, bleibt meist unsichtbar. Dabei entscheidet gerade dieser unsichtbare Aufbau, die sogenannte Software-Architektur, darüber, ob ein digitales Projekt langfristig erfolgreich ist oder zum teuren Sorgenkind wird.

Was ist Software-Architektur überhaupt?

Stellen Sie sich ein Haus vor. Bevor die erste Wand steht, legt ein Architekt fest, wo die tragenden Mauern verlaufen, wie die Räume zusammenhängen und wo Leitungen liegen. Bei Software ist es genauso: Die Architektur beschreibt den inneren Aufbau eines Systems, wie seine Bausteine zusammenspielen und ob das Ganze sicher, wartbar und erweiterbar bleibt.

Warum die ersten Entscheidungen die teuersten sind

Die folgenschwersten Fehler in IT-Projekten entstehen oft ganz am Anfang, bei der Grundstruktur. Das Tückische daran: Sie fallen meist erst spät auf, wenn das System bereits im Einsatz ist und viele Nutzer damit arbeiten. Eine Korrektur ist dann ungleich aufwändiger, so als wollte man bei einem fertigen Haus nachträglich eine tragende Wand versetzen.

Wer dagegen früh die richtigen Weichen stellt, spart später Zeit, Geld und Nerven. Eine durchdachte Architektur sorgt dafür, dass ein System auch dann stabil bleibt, wenn die Nutzerzahlen steigen oder neue Anforderungen dazukommen.

Wann sich ein Blick von außen lohnt

Besonders vor größeren Investitionen lohnt sich eine unabhängige Einschätzung: Wo liegen versteckte Risiken? Welche Teile sind zukunftssicher und was wird beim Wachstum zum Engpass? Eine neutrale Zweitmeinung schafft eine verlässliche Entscheidungsgrundlage, bevor große Budgets fließen.

Genau hier setzen wir an, mit über zehn Jahren Erfahrung in anspruchsvollen Unternehmensumgebungen und einer Zertifizierung nach iSAQB® CPSAF. Wir bringen Ihre Software auf ein krisenfestes und zukunftssicheres Fundament.

Mehr über unsere Software-Architektur erfahren →

Rechnungen, Verträge, E-Mails, Scans: In vielen Büros landet täglich ein Berg an Dokumenten, der von Hand sortiert, gelesen und weitergeleitet werden muss. Das kostet wertvolle Arbeitszeit, ist fehleranfällig und bremst ganze Teams aus, obwohl die Informationen längst digital vorliegen.

Das Problem: Wertvolle Zeit geht im Posteingang verloren

Mitarbeitende verbringen Stunden damit, eingehende Post und Mails zu prüfen, einzuordnen und die richtigen Stellen daraus herauszusuchen. Diese Zeit fehlt für die eigentlichen Kernaufgaben. Und wenn später ein bestimmtes Dokument gesucht wird, beginnt die mühsame Suche von vorn.

Die Lösung: KI übernimmt die Fleißarbeit

Genau hier setzt V.L.E.X.A Inbound an. Die Software erfasst eingehende Dokumente in den unterschiedlichsten Formaten, ob PDF, Word, Excel, E-Mail oder gescanntes Bild, vollautomatisch und liest die relevanten Daten präzise aus. Daraus erstellt sie direkt die nächsten Schritte, überwacht Fristen eigenständig und verteilt Aufgaben gezielt an die richtigen Personen oder Teams.

Sie haben eine Frage zu Ihren Unterlagen? Ein integrierter Chatbot durchsucht alle Dokumente und Aufgaben und antwortet in einfacher Sprache, etwa auf die Frage, welche Rechnungen noch offen sind.

Ihre Daten bleiben bei Ihnen

Gerade in Bereichen mit hohen Datenschutzanforderungen ist das entscheidend: V.L.E.X.A Inbound läuft wahlweise als kompakter Mini-PC direkt in Ihrem Büro oder in Ihrer eigenen Cloud. Ihre Dokumente bleiben so jederzeit unter Ihrer Kontrolle, ohne Weitergabe an Dritte und DSGVO-konform.

So wird aus einem täglichen Zeitfresser ein schlanker, verlässlicher Ablauf, der im Hintergrund für Sie arbeitet.

V.L.E.X.A Inbound im Detail ansehen →