Geführte Abläufe statt Ticketliste: ein Schritt zur Zeit
Eine Aufgabenliste sagt Ihnen, dass etwas zu tun ist. Sie sagt Ihnen nicht, wie. Bei Routinepost ist das ärgerlich, bei seltenen Fällen ist es teuer: Wer zweimal im Jahr einen Widerspruch bearbeitet, fängt jedes Mal von vorn an.
Erst das Dokument, dann der passende Ablauf
In V.L.E.X.A Inbound öffnen Sie ein Dokument und bekommen den dazu passenden Ablauf direkt in der Übersicht vorgeschlagen, nicht versteckt in einem Untermenü. Der Ablauf führt Schritt für Schritt: ein Schritt zur Zeit, nur das Nötige sichtbar, Fortschrittspunkte, und vor dem Weiterklicken die Prüfung, ob die Pflichtfelder gefüllt sind.
Bestätigen statt eintippen
Die Felder sind vorbelegt, und zwar aus dem Dokument: die Frist aus der ausgelesenen Fälligkeit, das Ziel aus Ihrer Zuweisungsregel. An jedem übernommenen Wert steht, dass er aus dem Dokument stammt. Damit wird aus Eintippen ein Bestätigen, und das ist der eigentliche Zeitgewinn.
Ein geführter Ablauf erzeugt dieselben Aufgaben wie die manuelle Arbeit, keine zweite Welt daneben.
Acht Abläufe sind da, eigene bauen Sie selbst
Mitgeliefert sind acht generische Abläufe für die häufigsten Dokumenttypen, unter anderem Schadeneingang, Rechnung, Mahnung, Kündigung, Bescheid und Korrespondenz. Eigene Abläufe bauen Administratoren ohne eine Zeile Code zusammen: Name, auslösende Dokumenttypen, Schritte aus dem Aktionskatalog anklicken. Ein neuer Ablauf ist damit Konfiguration und kein Entwicklungsauftrag, Sie warten auf kein Release.
Ein Schritt kann auch nach draußen greifen
Ein Schritt kann ein Fremdsystem anstoßen, abgesichert und nur an Ziele, die vorher festgelegt wurden. So fließen Daten aus dem Posteingang direkt in Ihre Fachanwendung, statt dort noch einmal erfasst zu werden.
Dieselbe Bremse wie überall
Jeder Schritt läuft über dieselbe Sicherheitsfreigabe wie der Assistent: nur Umkehrbares, Löschen und alles, was Geld bewegt, bleibt gesperrt, und jeder Schritt landet im Protokoll. Wer lieber mit Listen arbeitet, behält seine Aufgaben eins zu eins, denn die Abläufe erzeugen genau dieselben Aufgaben und dieselben Protokolleinträge. Ehrlich dazugesagt: Die Abläufe sind linear. Verzweigungen und ein "weitermachen, wo ich aufgehört habe" gibt es bewusst noch nicht, das kommt, wenn genug Nutzer sagen, dass sie es brauchen.