V.L.E.X.A Inbound: die häufigsten Fragen zu den neuen Funktionen
V.L.E.X.A Inbound hat in den letzten Monaten einige neue Funktionen bekommen, von der Anrufannahme per Voice Intake bis zum KI-Chatbot, der Ihre gesamte Ablage durchsucht. Hier beantworten wir die Fragen, die uns dazu am häufigsten gestellt werden.
Was ist Voice Intake und wie funktioniert es?
Voice Intake nimmt Anrufe und Sprachnachrichten entgegen, transkribiert sie und macht daraus automatisch einen strukturierten Vorgang, mit Anliegen, Rückrufnummer und Dringlichkeit. So wird das Telefon Teil desselben Posteingangs wie E-Mail, PDF oder Brief. Unsicheres geht nie automatisch durch, sondern landet in der Prüfung, damit ein Mensch entscheidet. Die Daten bleiben in Deutschland.
Kann ich Inbound Fragen zu meinen Dokumenten stellen?
Ja, über den KI-Chatbot. Sie fragen zum Beispiel: Welche Rechnungen sind noch offen? Der Chatbot durchsucht alle Dokumente und Aufgaben und antwortet in einfacher Sprache. Dateien lassen sich direkt im Chat anhängen.
Woher weiß die KI, wie mein Unternehmen arbeitet?
Über die Wissensbasis. Dort hinterlegen Sie Ihre eigenen Regeln, zum Beispiel welche Frist für welchen Vorgang gilt oder wer für welches Thema zuständig ist. Die KI berücksichtigt diese Regeln bei jeder Verarbeitung, ohne dass Sie sie jedes Mal neu erklären müssen.
Was passiert nach dem Einlesen mit einem Dokument?
Pro Dokument entstehen automatisch Folgeschritte, also konkrete Aufgaben mit Status und Fälligkeitstermin. Diese lassen sich einzelnen Mitarbeitern oder ganzen Teams zuweisen. Fristen geraten so nicht mehr aus dem Blick.
Welche Dateiformate versteht Inbound?
PDF, Word, Excel, E-Mail, XML und Bilder per OCR. Dokumente lassen sich direkt einscannen, per IMAP automatisch abholen oder von Hand hochladen. Jedes Dokument ist in rund 30 Sekunden erfasst, eingeordnet und mit Folgeschritten versehen.
Lässt sich Inbound an unsere bestehenden Systeme anschließen?
Ja. Über 40 Schnittstellen gibt Inbound Daten an Drittsysteme weiter und stößt Folgeprozesse an. Dazu kommt ein Komplett-Export als CSV, JSON oder ZIP. Inbound ersetzt Ihre Systeme nicht, sondern dockt an das an, was schon da ist.
Bleiben unsere Dokumente wirklich bei uns?
Ja. Inbound läuft als Mini-PC bei Ihnen vor Ort oder in Ihrer eigenen Cloud. Es gibt keine Weitergabe an Dritte und keine Nutzung Ihrer Daten zum KI-Training. Das ist mit Berufsgeheimnis und DSGVO vereinbar.
Was, wenn wir Inbound später wieder verlassen wollen?
Dann nehmen Sie über den Komplett-Export alle Dokumente und Daten vollständig mit, als CSV, JSON oder ZIP. Ein Lock-in gibt es nicht, denn Ihre Daten lagen ohnehin nie woanders als bei Ihnen.
Wie steigen wir am besten ein?
Am einfachsten als Pilotpartner. Sie starten sechs Monate zu reduzierten Pilot-Konditionen und ohne Einrichtungsgebühr, danach gilt der Regelpreis, und Sie haben einen direkten Draht zum Gründerteam. Das Erstgespräch ist kostenfrei und unverbindlich, am besten mit Ihren eigenen Dokumenten.