Vier Prüfungen ohne KI: Summe, IBAN, Steuernummer und die IBAN-Wechsel-Warnung
Der teuerste Fehler im Rechnungseingang ist nicht der Zahlendreher. Es ist die täuschend echte Rechnung mit einer fremden Bankverbindung. Gegen beides hilft keine KI, sondern Arithmetik. V.L.E.X.A Inbound rechnet deshalb vier Dinge nach, ganz ohne Modell und ohne Anbindung an ein Fremdsystem.
1. Stimmt die Summe?
Netto plus Steuer muss Brutto ergeben. Das klingt banal, ist aber der schnellste Weg, eine manipulierte oder schlecht erfasste Rechnung zu erkennen. Geht die Rechnung nicht auf, steht das rot am Vorgang.
2. Ist die IBAN überhaupt gültig?
Eine IBAN lässt sich nachrechnen. Eine erfundene oder falsch abgetippte fällt damit auf, bevor irgendjemand eine Überweisung vorbereitet.
3. Ist die Steuernummer plausibel?
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wird auf Plausibilität geprüft. Das ist bewusst eine Rechnung im Haus und keine Onlineabfrage: Eine Abfrage bei einem externen Dienst würde im Betrieb ohne Internet, also auf einem Mini-PC im eigenen Haus, stumm bleiben. Eine Prüfung, die nur manchmal läuft, ist keine Prüfung.
4. Hat sich die Bankverbindung geändert?
Das ist die Prüfung, die den Unterschied macht. Weicht die IBAN von der letzten Rechnung desselben Absenders ab, springt der Vorgang auf Handlungsbedarf. Genau so sieht der häufigste Rechnungsbetrug aus: bekannter Lieferant, bekannte Leistung, neue Kontonummer. Der Vergleich braucht keine Kreditorenstammdaten aus einem ERP-System, er nutzt schlicht Ihre eigene Historie.
Ehrlich gesagt
Diese vier Prüfungen fangen Rechenfehler und den klassischen Zahlungsbetrug ab. Sie sind kein Drei-Wege-Abgleich zwischen Rechnung, Bestellung und Wareneingang, denn dafür müssten Bestellungen und Wareneingänge bei uns liegen, und das wäre das Gegenteil unserer Devise, sich in bestehende Systeme zu integrieren statt sie zu ersetzen. Und freigegeben wird auch danach nichts von allein: Was Geld kostet, entscheidet ein Mensch.