Schluss mit dem Papierstapel: Wie KI Ihren Posteingang automatisiert
Rechnungen, Verträge, E-Mails, Scans: In vielen Büros landet täglich ein Berg an Dokumenten, der von Hand sortiert, gelesen und weitergeleitet werden muss. Das kostet wertvolle Arbeitszeit, ist fehleranfällig und bremst ganze Teams aus, obwohl die Informationen längst digital vorliegen.
Das Problem: Wertvolle Zeit geht im Posteingang verloren
Mitarbeitende verbringen Stunden damit, eingehende Post und Mails zu prüfen, einzuordnen und die richtigen Stellen daraus herauszusuchen. Diese Zeit fehlt für die eigentlichen Kernaufgaben. Und wenn später ein bestimmtes Dokument gesucht wird, beginnt die mühsame Suche von vorn.
Die Lösung: KI übernimmt die Fleißarbeit
Genau hier setzt V.L.E.X.A Inbound an. Die Software erfasst eingehende Dokumente in den unterschiedlichsten Formaten, ob PDF, Word, Excel, E-Mail oder gescanntes Bild, vollautomatisch und liest die relevanten Daten präzise aus. Daraus erstellt sie direkt die nächsten Schritte, überwacht Fristen eigenständig und verteilt Aufgaben gezielt an die richtigen Personen oder Teams.
Sie haben eine Frage zu Ihren Unterlagen? Ein integrierter Chatbot durchsucht alle Dokumente und Aufgaben und antwortet in einfacher Sprache, etwa auf die Frage, welche Rechnungen noch offen sind.
Ihre Daten bleiben bei Ihnen
Gerade in Bereichen mit hohen Datenschutzanforderungen ist das entscheidend: V.L.E.X.A Inbound läuft wahlweise als kompakter Mini-PC direkt in Ihrem Büro oder in Ihrer eigenen Cloud. Ihre Dokumente bleiben so jederzeit unter Ihrer Kontrolle, ohne Weitergabe an Dritte und DSGVO-konform.
So wird aus einem täglichen Zeitfresser ein schlanker, verlässlicher Ablauf, der im Hintergrund für Sie arbeitet.