V.L.E.X.A Inbound, die digitale Poststelle mit KI

Was ist V.L.E.X.A Inbound?

V.L.E.X.A Inbound ist eine digitale Poststelle mit künstlicher Intelligenz. Die Software nimmt alles entgegen, was in Ihr Unternehmen hereinkommt, Briefe, PDFs, E-Mails, E-Rechnungen, Scans und Anrufe, versteht worum es geht, legt den Vorgang an, erstellt die passende Aufgabe mit Frist und übergibt die ausgelesenen Daten an Ihre Systeme. Was heute von Hand gelesen, sortiert, abgetippt und weitergeleitet wird, läuft damit automatisch, in rund 30 Sekunden pro Dokument.

Gedacht ist Inbound für Unternehmen, bei denen täglich Vorgänge über viele Kanäle hereinkommen und jeder davon nachgehalten werden muss: Versicherer und Makler, Immobilienverwaltungen, Kanzleien, Finanzdienstleister und den Mittelstand mit hohem Rechnungs- und Belegaufkommen.

Das Problem

Derselbe Vorgang erreicht Sie über fünf Wege: E-Mail, Anruf, Scan, PDF und Brief. Jeder sieht anders aus, jeder landet auf demselben Schreibtisch, und dort beginnt jedes Mal dieselbe Handarbeit: lesen, einordnen, die richtigen Daten heraussuchen, abtippen, weiterleiten. Das kostet Zeit, ist fehleranfällig, und wird nicht weniger, wenn mehr Post kommt. Fristen geraten aus dem Blick, und niemand sieht auf einen Blick, was noch offen ist.

V.L.E.X.A Inbound löst dieses Problem, indem es Dokumente unterschiedlichster Formate, wie PDF, Word, Excel, XML, E-Mails oder gescannte Bilder, vollautomatisch per KI erfasst und relevante Daten präzise ausliest. Die Software erstellt direkt Folgeschritte mit Fälligkeitsterminen und ermöglicht eine strukturierte Team-Verwaltung durch die gezielte Zuweisung von Aufgaben und Benutzerrollen. Über zahlreiche Schnittstellen oder via Komplett-Export (CSV/JSON/ZIP) lassen sich die verarbeiteten Daten nahtlos an Folgeprozesse übergeben. Die Bereitstellung erfolgt flexibel: betrieben von uns in der EU, in Ihrer eigenen Cloud oder als kompakter Mini-PC im eigenen Büro. Wo Ihre Daten liegen, entscheiden Sie.

Sehen, wie es läuft

Ein Bildschirmmitschnitt an Mustervorgängen: eine Frage an den Chatbot, die Quellen unter der Antwort, ein Dokument im Durchlauf und ein Anruf, der am selben Vorgang landet. Am Ende bestätigt ein Mensch, was die KI vorschlägt.

Ohne Ton, alles Wichtige steht als Text im Bild. Der Durchlauf läuft ungeschnitten in Echtzeit, nicht im Zeitraffer.

Alles läuft über Inbound

Egal woher ein Vorgang kommt, Inbound nimmt ihn entgegen, versteht ihn und übergibt ihn an Ihre Systeme. Jeder Schritt lückenlos protokolliert.

Eingang Dokumente · E-Mail · Scan · Anrufe (Voice Intake) · Alt- und Fremdsysteme (z. B. V.L.E.X.A 400)

→

versteht · ordnet zu · protokolliert (BEI)

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Ausgang Ihre Fachsysteme (z. B. ClaimWing)

So spielt alles zusammen

Dieselbe Kundin, zwei Kanäle, ein Vorgang. So sieht der Weg durch Inbound in der Praxis aus.

Ohne Inbound wären das zwei getrennte Eingänge auf zwei Stapeln, und die Eskalation hätte niemand bemerkt.

Funktionen, von der Dokumentenverarbeitung bis zum KI-Telefonassistenten

• Dokumentenverarbeitung PDF, Word, Excel, E-Mail, XML und Bilder per OCR. Direkt einscannen, per IMAP automatisch abholen oder hochladen.
• KI-Telefonassistent Der Sprachassistent nimmt das Telefon selbst ab, sagt an, dass eine KI spricht, nimmt das Anliegen auf und verbindet auf Wunsch an einen Mitarbeiter weiter. Aus dem Gespräch entsteht eine Telefonnotiz, die denselben Weg geht wie ein Brief. Begrüßung, Stimme und das erlaubte Wissen legen Sie selbst fest. Voicemail und Mitschnitte werden ebenso transkribiert. Der Ton wird nicht gespeichert, Verarbeitung in der EU.
• E-Rechnung nativ XRechnung und ZUGFeRD liest Inbound direkt aus der Struktur, ohne OCR und ohne Schätzung. Beträge, Fälligkeit, IBAN, USt-IdNr. und alle Rechnungspositionen kommen exakt so an, wie sie im Datensatz stehen. Seit 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.
• Rechnungsprüfung Vier rechnerische Prüfungen ohne KI: Summenprüfung, IBAN-Prüfsumme, Plausibilität der USt-IdNr. und die Warnung bei gewechselter Bankverbindung. Weicht die IBAN von der letzten Rechnung desselben Absenders ab, springt der Vorgang auf Handlungsbedarf, der praktikable Schutz gegen gefälschte Zahlungsdaten.
• Aufgaben & Fristen Pro Dokument werden Folgeschritte erstellt, zuweisbar an Mitarbeiter und Teams, mit Status und Fälligkeitsterminen.
• Geführte Prozesse Statt einer Liste offener Tickets schlägt Inbound den passenden Ablauf vor und führt Schritt für Schritt hindurch, mit Feldern, die schon aus dem Dokument vorbelegt sind. Eigene Abläufe stellen Sie sich im Baukasten zusammen, ohne Programmierung.
• KI-Chatbot „Welche Rechnungen sind offen?“, durchsucht alle Dokumente und Aufgaben. Dateien direkt im Chat anhängbar.
• Wissensbasis Unternehmensregeln hinterlegen. Die KI berücksichtigt sie automatisch.
• Nachvollziehbar Zu jedem ausgelesenen Feld zeigt Inbound die Fundstelle im Originaltext, nicht Belegbares wird als solches markiert. Wer wann was gesehen, geändert oder weitergeleitet hat, steht in einem hash-verketteten Protokoll: eine nachträgliche Änderung fällt auf.
• Lernt mit Korrigiert ein Mitarbeiter ein Feld, leitet Inbound daraus eine Regel ab. Nach Freigabe per Klick gilt sie für alle künftigen Dokumente, und am Dokument steht, welche Regel tatsächlich gewirkt hat.
• Teamverwaltung Benutzer, Teams, Rollen. Aufgaben einzeln oder pro Dokument zuweisen.
• API & Export 40 Schnittstellen plus Komplett-Export CSV/JSON/ZIP. Jeder Vorgang trägt Ihre eigene Nummer, Änderungen laufen in beide Richtungen, Folgeprozesse stoßen Sie direkt aus Inbound an.
• Sicherheit Ob von uns in der EU betrieben, in Ihrer eigenen Cloud oder als Mini-PC vor Ort, Ihre Dokumente bleiben unter Ihrer Kontrolle. Keine Weitergabe an Dritte, keine Nutzung zum KI-Training. Kompatibel mit Berufsgeheimnis und DSGVO.

Ist das nicht einfach ein Scan-Tool?

Drei naheliegende Vergleiche, und warum Inbound anders arbeitet.

• Ist das nicht einfach OCR? OCR liest Zeichen. Inbound versteht den Vorgang: es erkennt, worum es geht, erstellt Aufgaben mit Fristen und übergibt die Daten strukturiert an Ihre Systeme. Und jeder Schritt bleibt protokolliert.
• Ist das nicht einfach ein weiteres Dokumentenarchiv? Ein Archiv legt ab. Inbound handelt: es ordnet zu, weist Aufgaben zu und stößt Folgeprozesse an, statt nur zu speichern. Die spätere Suche entfällt, weil das Anliegen schon erfasst ist.
• Landen unsere Dokumente nicht in irgendeiner Anbieter-Cloud? Sie entscheiden, wo sie liegen. Es gibt drei Betriebsarten: von uns betrieben in der EU, in Ihrer eigenen Cloud oder als Mini-PC bei Ihnen im Haus. In allen dreien gilt dasselbe: keine Weitergabe an Dritte, keine Nutzung zum KI-Training, und per Komplett-Export nehmen Sie alles jederzeit wieder mit.

Transparente Preise

Keine versteckten Kosten und kein „Preis auf Anfrage“: Das kostet V.L.E.X.A Inbound.

• Einstieg 1.290 € 890 € / Monat Pilotpreis, erste 6 Monate bis 1.000 Dokumente pro Monat
• Professional 2.690 € 1.890 € / Monat Pilotpreis, erste 6 Monate bis 5.000 Dokumente pro Monat
• Enterprise & On-Premise ab 6.500 € ab 4.550 € / Monat Pilotpreis, erste 6 Monate Volumen individuell, Betrieb bei Ihnen im Haus oder in Ihrer Cloud

Alle Preise zzgl. USt., Mindestlaufzeit 12 Monate. Einmalige Einrichtung: 4.900 € (Einstieg), 7.900 € (Professional), Enterprise individuell. Mehrvolumen wird zum Paketpreis des gebuchten Tarifs nachverrechnet: 1,30 € pro Dokument im Einstieg, 0,55 € im Professional. Bei dauerhaftem Mehrvolumen empfehlen wir den passenden Tarif, eine automatische Hochstufung gibt es nicht. Pilotpartner starten sechs Monate zum reduzierten Preis und ohne Einrichtungsgebühr, danach gilt der Regelpreis. Einstieg und Professional betreiben wir für Sie in der EU, Enterprise läuft bei Ihnen im Haus oder in Ihrer eigenen Cloud.

Rechnet sich das?

Ein Rechenbeispiel mit 800 Dokumenten im Monat, vorsichtig gerechnet mit 15 € manueller Bearbeitung pro Dokument (öffnen, prüfen, erfassen, weiterleiten, ablegen). Branchenanalysen nennen 15 bis 30 €.

• Heute, von Hand 12.000 € / Monat 800 Dokumente × 15 € Bearbeitung
• Mit Inbound 1.290 € / Monat Einstieg-Tarif (bis 1.000 Dokumente), fester Preis
• Ihre Ersparnis ≈ 10.700 € / Monat rund 128.000 € im Jahr

Schon ab rund 86 automatisierten Dokumenten im Monat ist der Tarif bezahlt, alles darüber ist Ersparnis.